Boletos bancários e duplicatas são documentos com conceitos parecidos, mas funcionalidades diferentes. Clique e saiba quando usar um ou outro.
Você já utilizou a duplicata em uma transação financeira? Compreender a diferença entre esses dois conceitos pode parecer difícil ou complexo. Muitas pessoas até mesmo confundem as duas finalidades que, embora possam ser usadas em conjunto, têm utilidades diferentes.
Se você quer entender para que serve uma duplicata, os tipos que existem, quais os campos essenciais para o seu preenchimento e a diferença dela para o boleto, continue lendo este artigo até o final para entender tudo isso e saber em que momento usar ou ou outro.
O que é duplicata?
A duplicata é uma ordem de pagamento, um título de crédito emitido entre uma relação de compra e venda ou prestação de serviços. Ela é vinculada a uma fatura e a uma nota fiscal. Sua principal finalidade é comprovar uma negociação comercial e equilibrar o caixa, pois o comprador do serviço tem um prazo maior para pagar o valor devido.
Também conhecida como “antecipação de recebíveis”, a duplicata é regida pela lei 5.474/68. A emissão desse tipo de ordem de pagamento é uma alternativa interessante para as empresas que precisam fazer determinadas negociações, mas não possuem dinheiro em caixa. Porém, é preciso usar com sabedoria, pois mesmo sendo uma opção mais econômica que apelar para empréstimos, a duplicata também tem cobranças de juros e taxas.
Qual a diferença entre boleto bancário e duplicata?
Embora os dois documentos sejam complementares em algumas transações financeiras, eles possuem significados diferentes: enquanto a duplicata é uma ordem de pagamento, um título de crédito que comprova uma transação, o boleto bancário é um instrumento de pagamento, ou seja, é através dele que a duplicata será paga.
Características da duplicata
Como já citado, a duplicata é um título de crédito com duas versões disponíveis: a de prestação de serviços e a mercantil. A primeira regula justamente as negociações que envolvem prestações de serviços, como o próprio nome diz, e a segunda é referente à compra e venda de mercadorias.
Para permitir que o pagamento seja realizado a prazo, é essencial estabelecer uma relação de confiança sólida entre as partes envolvidas. Essa confiança é fundamental, pois o não cumprimento do pagamento da duplicata pelo devedor pode resultar em diversos transtornos para o credor.
Além disso, a duplicata pode ser emitida tanto de forma impressa como digital. Na maioria das vezes, optar pela emissão digital costuma ser uma alternativa mais segura. De acordo com a lei, existem alguns campos obrigatórios para o preenchimento. Confira a seguir quais são eles:
I – A denominação “duplicata”, a data de sua emissão e o número de ordem;
II – O número da fatura;
III – A data certa do vencimento ou a declaração de ser uma duplicata à vista;
IV – O nome e domicílio do vendedor e do comprador;
V – A importância a pagar, em algarismos e por extenso;
VI – A praça de pagamento;
VII – A cláusula à ordem;
VIII – A declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial;
IX – A assinatura do emitente.
Características do boleto
Considerando que a duplicata é uma ordem de pagamento de uma transação comercial, o boleto é o meio ou o instrumento para efetuar esse pagamento. Seus dados são extraídos e servem para identificar e concluir a operação assim que o devedor ou comprador quitar o boleto.
A Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) é o órgão responsável por padronizar o boleto. Qualquer pessoa física ou jurídica poderá emiti-lo, basta ter uma conta ativa em uma instituição bancária. Quem gera um boleto é o beneficiário, também conhecido como cedente. E a pessoa responsável por pagar o boleto é o pagador, que antigamente era chamado de “sacado”.
Veja abaixo os campos obrigatórios para o preenchimento do boleto:
- Código de barras: código automatizado para realizar pagamentos;
- Linha digitável: relação numérica do código de barras. A linha digitável é composta por 48 números;
- Nosso número: número do documento. Geralmente é emitido automaticamente pelos sistemas;
- Instruções ao caixa: é um campo de preenchimento não obrigatório, geralmente com informações sobre a taxa de juros ou descontos;
- Vencimento: a data limite para o pagamento do documento;
- Código do banco: cada instituição financeira tem um código único, que é composto por três dígitos e um número verificado;
- Valor do boleto: custo total do documento a ser pago;
- Data do documento: o dia em que foi gerado o boleto;
- Beneficiário e pagador: são as pessoas envolvidas na transação, o credor e o devedor.
Como decidir quando usar um ou outro?
Como visto, a duplicata e o boleto são documentos diferentes mas complementares em uma transação comercial. Toda vez que gerar uma duplicata, uma ordem de pagamento, obrigatoriamente você terá que emitir também um boleto, pois a forma como o devedor deverá concluir o pagamento é através do boleto.
O boleto também poderá ser usado sem estar associado a uma duplicata. Isso acontece no caso de uma transação comercial em que não há necessidade de gerar uma ordem de pagamento. Visto que a entrada do dinheiro será imediata, então o credor poderá emitir um boleto sem a necessidade de uma duplicata.
Gerenciar pagamentos, boletos e duplicatas em uma só plataforma
Agora que foi esclarecida a diferença entre os boletos bancários e as duplicatas, o desafio é conseguir fazer uma boa gestão de todos os documentos, bem como das ordens de pagamento da sua empresa. Para tal objetivo, existem diversas plataformas capazes de auxiliar nessa tarefa. A Omie é uma ferramenta com sistema de gestão completo. Ela simplifica processos burocráticos e você poderá emitir diversos boletos em questão de minutos, organizando todas as ordens de pagamento e sistematizando os processos do caixa. Conheça o site e saiba mais.